SafeGPT te gast bij Syntrophos
SafeGPT was te gast bij het Shared Service Center Syntrophos, ICT-dienstverlener voor o.a. Voorne aan Zee en Voorne-Putten Werkt. Het doel van de ochtend was om kennis en ervaringen uit te wisselen over het gebruik van AI in gemeentelijke dienstverlening.
Allard Mittertreiner, directeur van Syntrophos, benadrukte in zijn welkomstwoord het belang van samenwerking tussen gemeenten. Vanuit de IT- en Geoservices ziet hij dat AI een enorme toegevoegde waarde kan leveren, zowel in de dienstverlening aan burgers als in de interne processen binnen gemeenten. Maar, zo stelde hij, veel organisaties staan nog aan het begin van hun AI-reis.
Het is daarom belangrijk dat gemeenten niet alleen van elkaar leren, maar ook gezamenlijk optrekken in het ontdekken van mogelijkheden en het overwinnen van uitdagingen. Zelfs in een technisch georiënteerde organisatie als het SSC, waarin AI op veel fronten al zijn intrede heeft gedaan, bevindt ook Syntrophos zich in een leercurve. Zo heeft het team recent nog een workshop gevolgd over het effectief inzetten van SafeGPT en het maken van prompts. Daarbij werd benadrukt dat het succesvol toepassen van AI niet vanzelfsprekend is en dat dit tijd en inspanning vraagt, zelfs voor ervaren professionals. Inspiratie is de sleutel tot succes.
Met deze gedachte werd de ochtend geopend en werd iedereen uitgenodigd om vragen te stellen, ideeën uit te wisselen en samen te leren.
365 dagen inzicht in IT met Ai
Max van Minkelis presenteerde de Insight 365-app, een innovatieve dienstverleningsapp die momenteel door Syntrophos wordt ontwikkeld met behulp van AI- technologie van SafeGPT. Deze app is specifiek ontworpen om gemeentelijke medewerkers te ondersteunen en te informeren bij ICT-meldingen en IT-storingen, 24/7, 365 dagen per jaar. Met de app kunnen storingen efficiënt gemeld worden, en kunnen medewerkers meldingen maken en direct oplossingssuggesties ontvangen op basis van AI.
De app maakt gebruik van kennisbankitems uit systemen zoals Topdesk en combineert deze informatie met de AI-technologie van SafeGPT om vragen te beantwoorden en relevante informatie te bieden. Dit betekent dat bijvoorbeeld een vakafdeling direct op de hoogte wordt gebracht wanneer een applicatie niet functioneert of wanneer er sprake is van een IT-storing. Hierdoor kunnen zij sneller actie ondernemen en ervoor zorgen dat hun dienstverlening aan burgers gewaarborgd blijft.
De toekomstvisie is het volledig geautomatiseerd registreren van meldingen, het bieden van directe antwoorden vanuit kennisbanken en het integreren met andere servicedesksystemen via API-koppelingen. Daarnaast is het streven om het niveau van selfservice voor medewerkers verder te optimaliseren.
Dankzij de integratie van de kennisbank en de mogelijkheid om te koppelen met andere servicesystemen door de inzet van API’s, kan de Insight 365-app een waardevolle ondersteuning bieden aan gemeenten in hun dagelijkse processen bij serviceverlening.
Chatbot Guus
Mitchell presenteerd de chatbot Guus, van gemeente Goes. De gemeente Goes heeft met Guus 3.0 de derde generatie van haar chatbot gelanceerd. Sinds 2020 is Goes actief bezig met het inzetten van chatbots om burgers en ondernemers sneller en efficiënter van dienst te zijn. Waar Guus 1.0 een traditionele beslissingsboom gebruikte en Guus 2.0 al AI-ondersteuning bood, tilt Guus 3.0 de dienstverlening naar een hoger niveau.
Guus 3.0 werkt met SafeGPT onder de motorkap. De kennisbasis is gekoppeld aan de gemeentelijke website, waardoor nieuwe informatie snel en flexibel kan worden toegevoegd.
De implementatie is eenvoudig. Het selecteren en optimaliseren van de content kan binnen SafeGPT gebeuren op basis van een website extract. Hiermee is dit niet alleen te beheren door het content team van de website, maar kan dit ook bij dienstverlenign belegt worden. De huidige inrichting van Guus kan voor veel gemeenten een goede basis vormen om te starten.
Bekijk Guus op www.goes.nl.
Helpdesk ondersteuning
Rico Roodenburg demonstreerde namens Syntrophos hoe de AI-assistent van SafeGPT binnen Topdesk wordt ingezet. Hij liet zien hoe meldingen automatisch worden geclassificeerd en gerouteerd naar de juiste afdelingen, wat een enorme tijdsbesparing oplevert. Dit is vooral nuttig voor nieuwe medewerkers die nog niet volledig bekend zijn met de processen. Daarnaast is er een functionaliteit ontwikkeld waarbij lange, complexe meldingen automatisch kunnen worden samengevat.
Dit helpt kwaliteitsmanagers om snel inzicht te krijgen in dossiers en nieuwe medewerkers om sneller up-to-date te raken. Een ander indrukwekkend onderdeel van Rico’s presentatie was de mogelijkheid om automatische antwoorden te genereren. Dit zorgt niet alleen voor een hogere kwaliteit en consistentie in communicatie, maar ontlast ook servicedeskmedewerkers van tijdrovend schrijfwerk. Volgens Rico draagt dit alles bij aan een efficiëntere en beter georganiseerde dienstverlening.
De procespecialist
Er is een demo gegeven over procesoptimalisatie en documentatie. Mitchell Lachman liet samen met Max van Minkelis zien hoe AI kan worden ingezet om brainstormsessies of gesprekken automatisch vast te leggen en om te zetten in bruikbare procesbeschrijvingen. Dit versnelt niet alleen het documentatieproces, maar maakt het ook mogelijk om in korte tijd complexe processen te analyseren en te beschrijven. Een voorbeeld hiervan was hoe een korte brainstormsessie van 2-3 minuten met behulp van AI werd vertaald naar een gedetailleerde procesanalyse, inclusief visualisatie. Dit kan de basis vormen voor de eerste uitwerking richting een BPM-applicatie.
Zaakgericht werken met AI
De module DMS en anonimiseren is gepresenteerd. Waarmee diverse AI tools beschikbaar zijn voor dataclassificatie en anonimisering voor de Wet Open Overheid en de AVG. De AI werkt “gronden-georiënteerd”, waardoor documenten automatisch worden voorgelakt op relevante gronden. Binnen het DMS kan ook worden gemetadateerd en geclassificeerd, waarna poststukken automatisch worden gerouteerd naar de juiste zaaksystemen of backoffice-applicatie. Dit bespaart tijd en verhoogt de nauwkeurigheid en veiligheid van gegevensverwerking.
Een praktijkvoorbeeld hiervan is de gemeente Voorne aan Zee, waar deze technologie al wordt toegepast.
Kracht van Speech
VASTLEGGEN VAN AFSPRAKEN
SafeGPT wordt op uiteenlopende manieren ingezet binnen Syntrophos, zoals bij het coderen, het opstellen van handleidingen voor de helpdesk en het maken van gestructureerde verslaglegging met de Speech.
Deze laatste functie wordt door de organisatie als bijzonder waardevol beschouwd: “Het vastleggen van vergaderingen en werkoverleggen verhoogt de nauwkeurigheid van documentatie en bespaart
veel tijd.” Allerlei overleggen worden bij Syntrophos al vastgelegd en omgezet naar documenten. Dit gaat verder dan alleen het notuleren van vergaderingen.
Zo worden bijvoorbeeld ook door MT-leden de bilaterale overleggen opgenomen en uitgeschreven, “de goede gesprekken” (POP-gesprekken) én soms ook brainstormsessies.
Dit scheelt veel verwerkingstijd. De meeste winst zit in het feit dat afspraken vastgelegd zijn. Hierdoor wordt voorkomen dat je bij een vervolgvergadering in herhalen valt over eerder besproken zaken.
KEUKENTAFELGESPREK
Doortje Lekkerkerk heeft samen met Feri Karirga toegelicht wat de ervaringen zijn met de pilot van het keukentafelgesprek in de gemeente Haarlem.
Deze gemeente zet SafeGPT in om keukentafelgesprekken binnen het sociaal domein te ondersteunen. Twee belangrijke aandachtspunten worden besproken: bedenk goed wat je nodig hebt als eindresultaat – een compleet verslag, enkel leefgebieden, werk je naar 80% of 50% van het eindresultaat? Dit bepaalt hoe de prompt wordt ingeregeld. Veel specificering in de instructie kan ervoor zorgen dat je uiteindelijk te veel context uit de gesprekken mist. Dit heeft geleid tot meerdere proefprompts die nu getest worden.
Daarnaast is er ook hier adoptie van de nieuwe werkwijze bij medewerkers essentieel. De casemanagers hechten sterk aan de persoonlijke touch in hun verslaglegging en zien AI soms als een bedreiging voor die persoonlijke aanpak. Om deze weerstand te overwinnen heeft Haarlem gekozen voor intensieve begeleiding en training.
Medewerkers worden gestimuleerd eerst een samenvatting te genereren met AI en daarna hun eigen details toe te voegen. Dit is een nieuwe manier van werken die tijd kost om te adopteren, maar uiteindelijk leidt tot meer consistentie en efficiëntie.
Haarlem werkt daarnaast samen met SafeGPT aan technische verbeteringen, zoals de optimalisatie van spraakfunctionaliteiten en prompts, om het proces verder te vereenvoudigen.
Adoptie
Mitchell Lachman neemt als voorbeeld hoe gemeente Reimerswaal de adoptie van AI stimuleerd door medewerkers een “AI-rijbewijs” te laten behalen. Het traject bestaat uit twee workshops: de eerste richt zich op basiskennis van AI, zoals wat het wel en niet kan en de bijbehorende privacyaspecten, terwijl de tweede een praktische training biedt in het gebruik van de AI-tools van SafeGPT.
Pas na het succesvol afronden van deze trainingen krijgen medewerkers toegang tot de tools. Dit traject heeft niet alleen de AI-geletterdheid binnen de gemeente verhoogd, maar ook de adoptiegraad aanzienlijk verbeterd. Het creëert bovendien een gevoel van exclusiviteit en motivatie onder medewerkers, wat bijdraagt aan het succes van de implementatie.
En we sloten de gebruikerssessie af met de SafeGPT roadmap
