Dankzij AI-tools is transcriberen heel makkelijk geworden. Maar mag je dit zomaar doen? In dit artikel ontdek je wat transcriberen precies inhoudt, welke regels hierover in de AVG staan en een praktisch stappenplan om je hieraan te houden.
Wat is transcriberen?
De betekenis van transcriberen is het omzetten van gesproken audio (spraak) naar geschreven tekst. Denk bijvoorbeeld aan een opgenomen interview, klantgesprek of meeting. Vroeger gebeurde transcriberen handmatig, wat uren werk kostte. Nu kan je met AI-tools een audiobestand (zoals WAV, mp3 of mp4) transcriberen in een mum van tijd. Je krijgt dan bijvoorbeeld een nauwkeurig tekstbestand, samenvatting of actielijst.
Waarom is transcriberen nuttig?
Transcriberen kost enorm veel tijd. Met AI bespaart transcriberen je uren werk, omdat je de notulen niet meer handmatig hoeft uit te werken. Daarnaast kan je geschreven tekst een stuk makkelijker doorzoeken op trefwoorden en delen met collega’s die er niet bij waren. Tot slot kunnen alle deelnemers actief meedoen aan het gesprek in plaats van driftig mee te schrijven.
Regels voor transcriberen met AI uit de AVG
Als je naar de wettelijke regels kijkt, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen het opnemen van een gesprek en het transcriberen ervan. Een gesprek waar je zelf onderdeel van bent, mag je altijd opnemen zonder toestemming van de andere deelnemer(s). Dit hoef je niet vooraf te melden. De opname is dan wel alleen voor eigen of zakelijk gebruik. Je mag deze dus niet openbaar maken.
Maar diezelfde opname transcriberen met AI mag niet zomaar. Dan verwerk je namelijk persoonsgegevens, waaronder de kenmerken van iemands stem en privacygevoelige data. Denk bijvoorbeeld aan details over iemands gezondheid of andere persoonlijke of zakelijke details. Omdat je die deelt met een derde partij, in dit geval de AI-leverancier, heb je hier duidelijke toestemming (een rechtmatige grondslag) en een verwerkersovereenkomst voor nodig.
Dit zijn andere belangrijke AVG-regels om rekening mee te houden bij het transcriberen met AI:
- Je mag zowel het audiobestand als het transcript niet langer opslaan dan noodzakelijk is.
- Je moet je gesprekspartner(s) vooraf vertellen dat een AI-tool het gesprek verwerkt en welk doel dit heeft.
- Je mag het transcript alleen gebruiken voor het afgesproken doel (zoals notuleren) en niet voor andere doeleinden.
Veilig met AI transcriberen in 5 stappen
Hoe houd je je in de praktijk aan de AVG-regels rondom transcriberen met AI? Met de 5 stappen hieronder weet je zeker dat je goed en veilig te werk gaat.
1. Informeer en vraag toestemming
Geef aan het begin van het gesprek of de meeting aan dat je een AI-tool gebruikt om te transcriberen. Benadruk dit extra bij externe of gevoelige gesprekken. Vraag vervolgens toestemming voor deze verwerking.
2. Kies een AI-tool die AVG-compliant is
Je wilt niet dat een AI-tool jouw audiobestand of data gebruikt om AI-modellen te trainen. Gebruik daarom geen gratis AI, maar kies voor een tool die zich aan de AVG houdt.
3. Check de data-opslag
Zorg dat de AI-tool die je kiest de data in de EU verwerkt en opslaat. Daarmee voorkom je dat privé- of zakelijk gevoelige informatie in de Verenigde Staten of ergens anders op de wereld belandt.
4. Verwijder de bronbestanden
Heb je het transcript gecontroleerd en opgeslagen? Verwijder dan de originele audio-opname, omdat dat bestand vanaf dat moment niet meer noodzakelijk is om te hebben.
5. Sluit een verwerkersovereenkomst
Zorg dat je organisatie of bedrijf afspraken heeft vastgelegd met de AI-leverancier over privacy en beveiliging. Zo weet je zeker dat je de AI-tool veilig kan gebruiken om te transcriberen.
AVG-compliant en veilig transcriberen met SafeGPT
Wil je transcriberen met AI, zonder zorgen over de veiligheid en AVG? Kijk dan eens naar SafeGPT. Met ons AVG-compliant AI-platform neem je gesprekken of meetings direct live op, om ze daarna automatisch te transcriberen en om te zetten in actiepunten, een lijst met besluiten en samenvattingen. Dit kan zelfs in meer dan 200 talen.
Meer weten? Lees alles over AI transcriberen met SafeGPT of neem contact met ons op.
